13 feb. 2010

COMUNICACIONES. ALETHEIA

La Comunicacion es el intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o mas personas. Es un procesobilateral, un circuito en el cual interactuan y se interrelacionan dos o mas personas a traves de un conjunto de signos o simbolos convencionales, por ambos conocidos.

Hay dos terminos que indiscriminadamente utilizamos muchas veces como sinonimos, pero que no lo son, pues su significado es muy distinto, estos terminos son: Informacion y

Comunicacion:

Informar.- Es transmitir ideas en un solo sentido, es decir, de manera unilateral. El emisor transmite un mensaje al receptor, sin esperar reaccion o respuesta.
Comunicarse.- Es un proceso mediante el cual dos personas se ponen en contacto, intercambiando ideas, de una manera bilateral. El emisor transmite el mensaje al receptor y recibe su respuesta, en un intercambio constante de papeles, cada uno adopta el papel de emisor cuando se expresa y el de receptor cuando recibe la respuesta de su interlocutor.

La comunicacion es una doble via, por la que se transita en ambas direcciones. Es una danza entre el hablar y el escuchar. Implica la transferencia de la informacion y la comprension resultante entre dos o mas personas. Es una manera de entrar en contacto con los demas, sin la comunicacion no existirian las relaciones humanas.

Es a traves de la comunicacion que conocemos a las demas personas, sus ideas, sus sentimientos, sus valores, hechos y pensamientos. La comunicacion es el puente de significado entre los seres humanos, que les permite comprenderse y compartir lo que son, lo que sienten y lo que saben. Al utilizar ese puente existe un acercamiento que permite a la gente superar cualquier cosa que los separe.

Es a traves de la comunicacion que coordinamos acciones con otros. La comunicacion no se da en el momento que mandamos informacion, sino cuando esta ya ha sido recibida, interpretada y comprendida. La comunicacion es lo que el receptor entiende, no lo que el emisor dice.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicacion, porque se requiere para acordar el trabajo que se va a realizar y para intercambiar instrucciones que permitan realizar lo correcto para el logro de metas y objetivos. Hablamos de empresa como una red de compromisos y conversaciones.

Los dirigentes y administradores requieren de la comunicacion para coordinar el trabajo de sus subalternos. La cooperacion entre los integrantes de un grupo de trabajo, tiene como base la comunicacion, sin ella seria imposible, porque la gente no podria dar a conocer sus necesidades y obtener la comprension y el apoyo de los demas.

La toma de decisiones en grupo, requiere de manera indispensable de la comunicacion, sin ella no seria factible el intercambio y la aportacion de ideas, opiniones y sugerencias, que lleven a una buena decision con la que todos se sientan comprometidos.

Cuando la comunicacion es eficaz, es mas probable que se logre la calidad y productividad, ya que una buenacomunicacion tiende a alentar el buen desempeno y promueve la satisfaccion de los trabajadores.

Las actitudes que favorecen la Comunicacion:

Cuando interactuamos con los demas, necesitamos en primer lugar tener actitudes que favorezcan la comunicacion, podemos abrir nuestros sentidos y disponernos a "escuchar" y responder en con la mejor o la mas adecuada de las siguientes actitudes:

  • Actitud Valorativa.- Suele aconsejar o aportar respuestas en que se hace referencia a los valores y el deber, muchas veces se dan ordenes.

  • Actitud Interpretativa.- Trata de descubrir los verdaderos motivos de la conducta del interlocutor. A veces suele aclarar al que comunica lo que le pasa.

  • Actitud Exploratoria.- Adoptamos generalmente esta actitud, cuando necesitamos mas datos para normar nuestro criterio y tener una idea mas clara de lo que pasa o de lo que piensa o siente el otro.

  • Actitud Consoladora.- Produce respuestas tranquilizadoras, que tratan de reducir la angustia o el sufrimiento.

  • Actitud de Identificacion.- No ofrece soluciones, pero es una presencia calida que brinda seguridad y apoyo al otro, y le acompana en sus preocupaciones o sufrimientos.

  • Actitud Comprensiva y Empatica.- Trata de ponerse en el lugar del otro, no interpreta, no juzga, e intenta captar los sentimientos que hay detras de las palabras del que nos habla. Busca leer entre lineas.

Comunicacion Efectiva en las Organizaciones

Un programa de exito en las comunicaciones con los empleados se basa en el liderazgo del Director o Gerencia de una organizacion, quien debe estar comprometido filosofica y conductualmente con la idea de que la comunicacion con los empleados es esencial para el logro de las metas institucionales. Si sus palabras y acciones van enfocadas a una mayor y mejor comunicacion, su compromiso trascendera al resto de la organizacion.

El compromiso debera ser con una comunicacion en ambos sentidos y no solo unilateral y de manera descendente (como sucede en muchas organizaciones ineficaces), debera tener un enfasis en la comunicacion cara a cara pero apoyandose con acciones y con todos los elementos graficos, escritos, audiovisuales y en general no verbales que se tengan a mano.

Cuando hay congruencia entre lo que se dice y lo que se hace, la credibilidad y confianza aumentan y son el escenario, el clima perfecto, para que la comunicacion eficaz y efectiva se logre.

La Comunicacion Cara a Cara

Siempre que sea posible, se debera utilizar una comunicacion directa, sincera, cara a cara con los empleados.

Esta forma de interaccion permite ver a la persona y observar sus reacciones, permite combinar el lenguaje verbal con el no verbal, el cual proporciona una retroalimentacion mas autentica.

Los gestos, los movimientos y postura corporal, el tono y las inflexiones de la voz, la distancia que se establece inconscientemente entre los interlocutores, aportan informacion sumamente valiosa a la interaccion y confirman o contradicen la comunicacion verbal.

Otra de las ventajas de la comunicacion cara a cara es que permite la retroalimentacion inmediata. Permite que se resuma y se obtengan conclusiones por ambas partes antes de finalizar la conversacion, pero requiere de una buena disposicion y habilidades para escuchar, comprender y emitir la accion subsecuente que sea necesaria.

Sugerencias para mejorar la Comunicacion

  • Aprender a expresarse en forma apropiada, teniendo en cuenta a quien escucha.

  • Usar una voz cordial y amable.

  • Aceptar previamente el hecho de que no todos van a coincidir con lo que diga.

  • Darle a la otra parte la libertad de expresar honesta y razonablemente cualquier diferencia que tenga con lo que usted acaba de decir.

  • Aceptar las diferencias de opinion sin molestarse ni enojarse y sin desarrollar una actitud negativa hacia la otra parte.

  • Despues de escuchar a la otra parte, medite sobre lo que dijo, no reaccione mecanicamente.

  • Ya sea que sus decisiones en el momento de la comunicacion resulten correctas o incorrectas, aprenda a vivir con ellas y siga adelante.

  • Sea cual sea el tipo de lenguaje que utilice y el medio de comunicacion empleado, procure ser simple, sencillo, claro y lo mas concreto posible en lo que dice su mensaje, con el proposito de lograr ser comprensible.

  • Procure que sus expresiones sean cortas, porque entre mas informacion se comunique es mas dificil mantener al interlocutor atento e interesado.

  • Una tecnica que se sugiere es usar un trozo breve de comunicacion, apoyarse con ilustraciones (dibujos, ejemplos), repetir y repasar de nueva cuenta lo dicho.

  • Sea empatico y piense "-de que manera puede mi interlocutor entender mejor esto?" y busque ser explicito para el (no piense que para usted es facil, ni de por supuesto que el interlocutor es tan inteligente o mas que usted, y que no tiene que ser tan claro), es mejor ajustarse usted a el y no pretender que el se ajuste a usted.

  • Escuche con efectividad, los expertos opinan que un ejecutivo pasa aproximadamente el 70 % del dia encomunicacion con sus empleados, clientes y demas, y mas o menos el 45% implica escuchar a otros, y sin embargo, esto es en lo que mas se falla.

  • Uno de los principales fallos es pretender o fingir que se esta prestando atencion, cuando en realidad la mente divaga en otras cosas. La mayoria de las personas habla a un ritmo de 125 palabras por minuto. Sin embargo, el cerebro es capaz de manejar hasta cinco veces mas esta cantidad. De ahi que cuando alguien habla mas de unos cuantos minutos, el que escucha, a veces sin darse cuenta, empieza a divagar en otras cosas que ocupan su mente porque le interesan o le preocupan, volviendo solo ocasionalmente al dialogo para enterarse someramente de lo que esta diciendo el que habla.

¡HAGAMOS ALGO POR ENTENDERNOS Y COMPRENDERNOS MEJOR Y PODREMOS LOGRAR MEJORES RESULTADOS EN CONJUNTO!

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